Important : Cet article comprend une publication marquante de 2015 sur les systèmes de conformité réglementaire, la responsabilité pénale des personnes juridiques et le soutien externe aux modèles de prévention après la réforme mise en œuvre par la Loi organique 1/2015.
Depuis, l’interprétation des modèles de conformité pénale a été développée selon des critères ultérieurs, y compris la Circulaire 1/2016 du Bureau du Procureur général.
Pour cette raison, ce billet doit être lu comme une référence historique sur la phase initiale de mise en œuvre et de renforcement des systèmes de conformité pénale en Espagne.
La mise en œuvre des systèmes de conformité réglementaire a acquis une importance particulière après la réforme du Code pénal instaurée par la Loi organique 1/2015. Dans ce contexte, les entreprises ont commencé à accorder une attention croissante aux modèles de prévention, de supervision et de contrôle interne visant à réduire les risques criminels et à démontrer une réelle volonté de se conformer.
Cet article analyse le support des systèmes de conformité réglementaire déjà mis en place ou en cours de mise en œuvre, avec une attention particulière à la sous-traitance des fonctions d’amélioration continue, à l’audit, à l’adaptation des processus et au soutien du responsable de conformité.
Prise en charge des systèmes de conformité réglementaire en place ou en place
Comme vous le savez, à la date de la Loi organique 1/2015, le Code pénal exige un système de prévention ou de conformité aux exigences et conditions spécifiques prévues dans les articles 31 bis.2, points 1 à 4, du Code pénal, afin d’obtenir une exonération totale de la responsabilité pénale tant pour l’entreprise que pour les organes administratifs ou de gestion susceptibles d’être concernés.
La réforme a introduit un changement significatif dans la manière de comprendre la prévention pénale au sein des organisations. Il ne s’agissait plus seulement de réagir à un acte criminel une fois qu’il s’était produit, mais de disposer de structures préalables de surveillance, de contrôle et de prévention qui réduiraient le risque de commettre des crimes au sein de l’entreprise.
Dans cette perspective, les systèmes de conformité ne doivent pas être conçus comme des documents statiques, mais comme des outils de gestion juridique et organisationnelle, adaptés à l’activité spécifique de chaque entreprise, à sa structure interne et aux risques propres à son secteur.
Amélioration continue du système de conformité
L’objectif d’une exemption totale exige l’application d’un processus d’amélioration continue en fonction des risques détectés ou des changements affectant l’organisation.
Cette idée d’amélioration continue est particulièrement importante car un système de conformité réglementaire ne peut être efficace que s’il est examiné, mis à jour et adapté à la réalité de l’entreprise. Les risques commerciaux peuvent varier en raison de changements d’activité, de croissance de l’organisation, de l’intégration de nouveaux départements, de l’expansion territoriale, de la contractualisation avec des tiers ou de la modification des procédures internes.
Le système de conformité devrait donc faire l’objet d’un examen périodique. La détection de nouveaux risques, l’apparition d’incidents, des doutes interprétatifs ou des changements dans la structure de l’entreprise peuvent nécessiter des ajustements des protocoles, des manuels, des contrôles internes ou des mesures correctives.
Externalisation du support système de conformité
L’externalisation du service d’amélioration continue peut être réalisée dans différents domaines, par exemple, des audits généraux ou spécifiques à la proposition de mesures correctives, l’adaptation de processus ou de manuels, la résolution de questions ou de problèmes nécessitant une spécialisation ou un engagement, ainsi que le soutien d’un responsable conformité ou même le développement de cette fonction en tant qu’externe.
L’externalisation peut être particulièrement utile lorsque l’entreprise a besoin d’une vision technique indépendante, d’un examen spécialisé ou d’un soutien continu pour renforcer le fonctionnement du modèle. Cela peut aussi être pertinent lorsque l’organisation dispose déjà d’un système en place, mais doit vérifier si ce système répond encore adéquatement aux risques détectés.
Le soutien externe peut prendre différentes formes : revue de documents, audit du modèle, analyse des risques, proposition d’améliorations, mise à jour des manuels, assistance à l’organisme chargé de la supervision, résolution de questions internes ou accompagnement à l’adaptation du système aux nouveaux besoins organisationnels.
Responsable externe de la conformité et autonomie de contrôle
En ce qui concerne l’Officier de conformité externe, il convient de souligner le contenu de l’article 31 bis.2.2ª, qui établit que la supervision du fonctionnement et le respect du modèle de prévention mis en œuvre doivent être confiées à un organisme de la personne morale doté de pouvoirs autonomes d’initiative et de contrôle ou légalement chargé de superviser l’efficacité des contrôles internes de l’entité juridique.
La référence à l’autonomie d’initiative et de contrôle était particulièrement pertinente, car le système de conformité ne pouvait pas dépendre exclusivement d’une structure formelle sans réelle capacité de supervision. Pour que le modèle remplisse sa fonction, il était nécessaire que l’organisme ou la personne responsable de la supervision ait une capacité suffisante pour examiner, avertir, proposer des mesures et agir en cas de non-conformité ou de risques détectés.
D’après son contenu même, il est reconnu qu’il peut s’agir d’une entité initialement sans lien avec la personne morale elle-même, à laquelle, une fois intégrée à la société, une telle fonction de supervision du système de conformité est légalement confiée ou collabore avec l’organisme de la personne morale responsable, puisque la personne à qui la responsabilité de superviser l’efficacité de la conformité est confiée doit être externe. Contrôles internes de l’entité juridique.
L’intervention extérieure pourrait également offrir une plus grande spécialisation technique en matière pénale, commerciale, organisationnelle et réglementaire. Dans les entreprises aux structures complexes ou présentant des risques importants, le soutien de professionnels externes a permis de renforcer l’indépendance, l’objectivité et la capacité analytique du système de conformité.
Indépendance, transparence et systèmes d’autorégulation
En fait, et en général, il est reconnu par les systèmes internationaux d’autorégulation que davantage de garanties d’indépendance et de transparence sont accordées à un degré plus important d’externalisation des fonctions ou des services qui composent la supervision.
L’indépendance du système de conformité est essentielle pour éviter que le modèle ne soit subordonné à des intérêts internes susceptibles d’entraver une supervision efficace. La fonction de contrôle doit pouvoir fonctionner de manière objective, surtout lorsque des risques affectant les instances de direction, les managers, les cadres intermédiaires ou les zones sensibles de l’organisation sont détectés.
La transparence, en revanche, permet de prouver que l’entreprise ne se limite pas à déclarer une volonté formelle de se conformer, mais adopte des mesures spécifiques pour prévenir les risques, examiner son fonctionnement interne et agir en cas de non-conformité.
La fin du système de conformité réglementaire
Nous devons garder à l’esprit que le but du système de conformité réglementaire n’est pas seulement d’obtenir une exemption de responsabilité pénale pour l’entreprise, mais aussi de démontrer une volonté claire et sans équivoque de respecter les règles.
Cette affirmation est l’une des idées centrales de l’article. La conformité pénale ne doit pas être comprise uniquement comme un instrument défensif contre une éventuelle inculpation de l’entité juridique, mais comme une manifestation de la culture d’entreprise, de la diligence commerciale et de l’engagement envers la légalité.
Un système de conformité adéquat permet d’organiser l’activité de l’entreprise en interne, d’identifier les risques, d’établir des contrôles, de documenter les décisions, de former les personnes impliquées et de générer une structure préventive. Tout cela contribue à renforcer la sécurité juridique de l’organisation et à réduire l’exposition aux risques criminels, réputationnels et opérationnels.
Informations actuelles sur la conformité pénale et la responsabilité des entreprises
Pour des informations plus récentes sur la conformité réglementaire, la conformité pénale et la responsabilité pénale des entités juridiques, vous pouvez consulter d’autres contenus d’IN DIEM Abogados sur la conformité des entreprises, la vulnérabilité pénale des entreprises et organisations, l’engagement et la conformité des sociétés, le droit pénal économique et la défense pénale des entreprises et Responsabilité pénale des entreprises en cas de blanchiment d’argent.
Assistance juridique pour les processus de conformité réglementaire
IN DIEM offre les ressources nécessaires pour adapter les processus de conformité réglementaire antérieurs, existants ou en mise en œuvre à des systèmes renforcés, adaptés aux réglementations actuelles et internationales, et qui garantissent davantage l’objectif d’exemption, ainsi que les services de soutien externes requis par votre système de conformité réglementaire.
Les conseils juridiques dans ce domaine peuvent être pertinents pour les entreprises qui doivent mettre en place un système de prévention, revoir un modèle existant, mettre à jour leurs processus internes, renforcer le rôle de l’agent de conformité ou bénéficier d’un soutien externe spécialisé pour la surveillance du système.
Elle peut également être nécessaire lorsque l’entreprise est en phase de croissance, de réorganisation interne, d’expansion internationale, de contrats avec des tiers, d’intégration de nouveaux risques ou de révision de ses procédures de contrôle.
Informations actuelles sur la conformité pénale et la responsabilité des entreprises
Pour plus d’informations actuelles sur la conformité réglementaire, la conformité pénale et la responsabilité pénale des entités juridiques, vous pouvez consulter d’autres contenus d’IN DIEM Abogados sur la conformité des entreprises, la vulnérabilité pénale des entreprises et organisations, l’engagement et la conformité des sociétés, le droit pénal économique et la défense pénale des sociétés, ainsi que la responsabilité pénale des entreprises dans les crimes de blanchiment d’argent.
Preguntas frecuentes sobre compliance penal y sistemas de cumplimiento normativo
¿Qué es un sistema de cumplimiento normativo o compliance penal?
Un sistema de cumplimiento normativo o compliance penal es un conjunto de medidas, controles, protocolos y procedimientos internos destinados a prevenir riesgos penales dentro de una empresa y acreditar una verdadera cultura de cumplimiento.
¿Para qué sirve un modelo de prevención penal en una empresa?
Sirve para identificar riesgos, establecer controles internos, ordenar responsabilidades, prevenir delitos en el seno de la organización y, en determinados supuestos, contribuir a la exención o atenuación de la responsabilidad penal de la persona jurídica.
¿El compliance penal es solo un documento?
No. Un modelo de compliance no debe limitarse a un manual formal. Debe ser un sistema vivo, adaptado a la actividad real de la empresa, revisado periódicamente y acompañado de controles, formación, canales de comunicación, medidas correctoras y supervisión efectiva.
¿Por qué es importante la mejora continua del sistema de compliance?
Porque los riesgos empresariales cambian con el tiempo. El crecimiento de la empresa, nuevas líneas de negocio, cambios normativos, reorganizaciones internas, contratación con terceros o expansión internacional pueden exigir actualizar protocolos, controles y mapas de riesgos.
¿Qué funciones puede tener un Compliance Officer?
El Compliance Officer o responsable de cumplimiento puede supervisar el funcionamiento del modelo, revisar controles internos, detectar riesgos, proponer mejoras, coordinar formación, atender consultas, canalizar incidencias y colaborar en la documentación de la cultura de cumplimiento de la empresa.
¿Puede una empresa contar con un Compliance Officer externo?
Sí, una empresa puede apoyarse en profesionales externos para reforzar la supervisión del sistema, realizar auditorías, revisar procesos, actualizar manuales o asistir al órgano interno de cumplimiento. La intervención externa puede aportar especialización, independencia y objetividad.
¿Qué ventajas tiene externalizar el apoyo al sistema de cumplimiento?
La externalización puede aportar una visión técnica independiente, ayudar a detectar deficiencias, proponer medidas correctoras, reforzar la transparencia del modelo y acompañar a la empresa en revisiones periódicas, auditorías internas o adaptación a nuevos riesgos.
¿Qué relación existe entre compliance penal y responsabilidad penal de la empresa?
La responsabilidad penal de la persona jurídica puede surgir cuando determinados delitos se cometen en el ámbito de la empresa. Un modelo de prevención adecuado, eficaz y realmente implantado puede ser relevante para acreditar diligencia, prevenir riesgos y defender a la organización.
¿Cuándo debe revisarse un modelo de compliance ya implantado?
Debe revisarse cuando cambian la actividad, estructura, normativa, riesgos, órganos de dirección, procedimientos internos, relaciones con terceros o mercados en los que opera la empresa. También conviene revisarlo tras una incidencia, denuncia interna o auditoría.
¿Cómo puede ayudar IN DIEM Abogados en materia de compliance penal?
IN DIEM Abogados puede asesorar en la implantación, revisión y actualización de sistemas de cumplimiento normativo, auditorías de compliance, apoyo al Compliance Officer, análisis de riesgos penales, protocolos internos y defensa penal de empresas y administradores.
Conseils juridiques en matière de conformité réglementaire et de conformité pénale
IN DIEM Abogados conseille entreprises, administrateurs, gestionnaires et organisations sur des questions liées à la conformité réglementaire, à la conformité pénale, à la prévention des risques, à la responsabilité pénale des personnes morales, au droit pénal économique et à la révision des systèmes de contrôle interne.
Les conseils juridiques peuvent être pertinents pour concevoir, examiner ou renforcer les modèles de prévention, analyser les risques criminels, adapter les processus internes, revoir les protocoles, soutenir l’organisme de conformité et établir des mécanismes de supervision adaptés à la structure de chaque organisation.
Pour une première évaluation, vous pouvez contacter IN DIEM Abogados via une consultation IN DIEM.
En face à face, en ligne et en urgence de l’attention. Soutien 24h/24.
IN DIEM Abogados fournit une assistance juridique en face à face et en ligne depuis ses bureaux à Madrid, Séville, Malaga, Marbella, Estepona, Las Palmas de Gran Canaria, Almería et Huelva, offrant une couverture aux clients de tout le territoire national.
Le cabinet dispose d’une équipe multidisciplinaire composée d’avocats spécialisés et de professionnels expérimentés dans les domaines judiciaire, fiscal et administratif, ce qui permet d’aborder chaque dossier d’un point de vue technique, stratégique et pratique.
De plus, IN DIEM Abogados propose une assistance en ligne et une attention urgente lorsque la nature du dossier nécessite une réponse immédiate ou une première évaluation rapide du dossier.
Pour une première consultation, vous pouvez contacter IN DIEM Abogados via une consultation IN DIEM.
Autre chose à propos des avocats IN DIEM ? Nous vous laissons avec cette courte vidéo de présentation…
Vous nous trouverez à Séville, Madrid, Las Palmas de Gran Canaria, Malaga, Huelva, Punta Umbria, Tomares, Coria del Rio, Dos Hermanas, Mairena del Alcor, Estepona, Marbella et Mairena del Aljarafe. Ce sera un plaisir de vous aider.
Pour quelques reconnaissances, nous vous laissons ce lien.
